公司文书管理规定

一、总则

1、本规定的目的，在于确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率；
2、文书是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书类与公文；
3、文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有，经办人须严格保守文书的机密；
4、文书按下列要点处置或办理：
（1）凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等，一律以文书的形式进行。所有文书的处置都应以准确和迅速为原则，必须明确责任；
（2）在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式审批和记录下来。
5、文书的收发、领取与寄送，原则上由行政部负责。

二、文书收发

1、文书由行政部接收，并按下列要点处置：
（1）一般文书予以启封，分送各部门、科室；
（2）私人文书不必开启，直送收信人。

2、节假日等规定工作时间外到达的文书，由门卫人员接收后转交行政部。

三、文书处理

1、文书按机密程度为以下四类：

（1）须请示审批秘密。指重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书；

（2）外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书；

（3）普通。指非机密文书。如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论；

（4）传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。

2、普通文书处理原则：

（1）由部门领导负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理，或指定下属对文书进行具体处理；

（2）若遇到重要或异常事项，须及时与上级领导取得联系，按上级指示办理；

（3）若与各部门有关联的事项，须经与各部门议商后方能予以处理。
3、机密文书处理原则：
（1）机密文书原则上由责任者或当事者自行处理；
（2）指名或亲启的文书，原则上由信件上所指名者开启。
4、文书阅览原则：
（1）某文书被阅览后阅览者须签署阅览后的意见；　　

（2）在各部门传阅的文书，必须附上传阅登记簿并按规定栏目填写；　　

(3)与各部门有关的文书，在处理意见上存在分歧的，直接上报总经理批示。

四、请示审批

1、请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项都必须经请示，获得总经理审查、裁决和下文批复之后，方能实行或行事。
2、须请示审批事项如下：
（1）职务及重要人事安排；
（2）各种制度性规定的变更；
（3）重要契约的缔结、解除与变更；
（4）诉讼行为；
（5）与官方机构有关的、各种重要的请求、回执、申请等等；
（6）土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；
（7）大额馈赠、谢礼，以及宣传广告费用的开支；
（8）分支机构的增变与升格；
（9）预算与决算事宜；
（10）借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更；
（11）须请示审批重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售；
（12）须请示审批定期或不定期刊物的发刊、修改与废除，以及费用开支的修订；
（13）有关公司经营的重要计划与企划；
（14）其他上述未涉及的重要事项。 　　

3、请示审批的事项，须以文书的方式进行；若事情紧急可直接以非文书形式请示，但事后必须尽快填写请示文书上报。

4、请示文书的内容和顺序，应包括标题、正文、理由、说明和附录。

5、请示文书须编号，并注明起草或请示者，所属部门并签名盖章。
6、请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示批复返回请示部门执行，请示提案原本由行政部保管。

五、文书制作

1、请示审批文书须简明扼要，一事一议。语言措词力求准确规范；

2、起草文书的理由须作出交代，包括起因以及中间交涉过程必须具明，必要情况下附上有关资料与文件；

3、须请示审批必须明确起草文书的责任者，署上请示审批提案者姓名；

4、须请示审批对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。

5、公司内一般往来文书只需部门领导署名即可；若是上报文书或者不涉及各部门、且内容并不重要的文书，只需部门署名即可；若是重要文书应按责任范围署名，或有关部门领导姓名与职务。

6、对外文书如责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署职务与姓名。上列规定以外的文书，也可署分公司领导职务与姓名。

7、在需加盖总经理或公司印章时，应经所属部门领导和财务部审核，符合要求方可盖章，财务部做好盖章登记；　　

8、带有公司字样或总经理职务字样的其他印章，经主管部门同意后直接向印章保管员申请加盖。

六、文书整理保存

1、文书按尚未完结的和可以归档的文书分别进行保管和内容整理；　

2、全部完结的文书分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限等进行整理与编辑，并作好登记和归档保存；

3、制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文与特许专利文书等特别重要的文书，由财务部做好登记并予以保存。

4、保存年限

（1）永久保存的文书：包括公司章程、重要的制度性规定、重要的契约书、协议书、登记注册文书类；重要的诉讼关系文书；重要的官方许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书；
（2）保存1年以上的文书：指不是很重要的文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。本条规定以外的文书保存年限，依法律法规或公司内部规定确定。
5、保存期满的文书，及没必要继续保存的文书，经所属部门决定填写登记废除理由和日期后，可以予以销毁。

6、若职务或部门划分发生变更，文书存档归并作出调整，须在有关登记簿上作好变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。
7、借阅重要文件必须作好登记，并注明归还日期。　　

七、本规定自下发之日起开始实施。

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