留学生怎样写邮件显得自己更加Polite and Concise

不论你目前是想要申请海外研究生课程、即将或正在海外留学，都会涉及到给国外招生处/教授写英文的邮件，毕竟，与他们沟通的很重要一个方式就是邮件。今天就为大家从头到尾捋一捋写英文邮件这门技术活。让你从此以后，在写英文邮件时能从容体面。

邮箱账号

如果是在申请海外研究生课程的小伙伴，申请过程都会需要与学校Admission保持沟通。强烈建议不要使用QQ邮箱、前缀带一长串数字、后缀带数字等这种类型的邮箱。比如，QQ邮箱有时在接收来自海外地址的邮件时会有延迟，甚至出现收不到的情况，这就可能导致我们错过重要的消息。而其它这种带数字的邮箱会让接收者在第一次收到我们邮件的人难以辨认。所以，建议大家用自己的名字拼音在其他专业邮箱平台再开一个正式场合用的账户。

邮件逻辑

写一封合格的邮件的基本逻辑无外乎注意以下几个部分：

01标题

写邮件主题时要简洁明了，把你写邮件的目的简化成几个词。比如：Inquiry about xxx(针对任何有关问题的问询)、Request of extension for xxx(申请延期)

如果是给Admissions发邮件，可以在邮件开头之前分行写明你的名字、申请号、申请专业等信息，这样才能一目了然。比如：

Name:

Application No. :

Programme:

02称呼

首先要注意称呼。最常见且不会出错的用法就是Dear+名字。

如果是第一次给对方写信，可以是Dear+头衔+姓（比如: Dear

Dr.Schwartz）。

如果是给不知道名字的人写邮件，更自然一点的用法是Dear Sir or Madam，或者Dear+对方的头衔（如Officer）。

03正文

正文分为几个部分：简单问候、自我介绍、邮件的目的、详细内容。这里以给教授写邮件的场景为例来展开说明。

问候语

最好用的一句就是:“Hope this email finds you well.”这句话适用于多种场合的邮件，礼貌又不失亲切。

如果是回复对方的邮件，可以先向对方的邮件作出回应，比如：“Thank you for your email/reply.”或者“Thank

you for your update/information.”。

如果在回邮件的时候发现自己回复晚了，那么就可以用这句话：“I’m sorry for my late replay”。

自我介绍

点明姓名、班级、与教授的联系（方便Ta想起你）即可。

My name is XX and l am your student in XXX class.

最好写清楚具体的课号，因为教授很可能同时给同专业的多个课程授课，这样有助于提高沟通的有效性。

自我介绍完之后，可以适当Flatter them，拍拍马屁表示自己非常喜欢他们的课程，例如：I enjoyed your

lecture/seminar/XXX.

邮件的目的

问候和自我介绍完之后，最好简单明了地告诉教授这封邮件的重点或目的。

I am writing to inquire…我写这封信是想询问...

I am writing in reference to……我写这封信是关于…

I am writing to express my dissatisfaction with… / to complain about… 我想投诉…

详细内容

这是邮件最重要的部分！我们需要高效地向教授表达来意及请求，大家可以记住简单的3C原则，即clear清晰，correct正确，concise简明。

例如：

l have a question about the essay due next Tuesday. (提出疑问)

I am hoping you would be willing to write a strong/positive letter of recommendation (推荐信)

Could you please tell me what to do next? (请求) I would be grateful if you could give me more time to...

Could I please book to see you during your Office Hour on Friday? At 2 pm? (线下约谈)

04结尾

写邮件写到结尾的时候，一般会以询问对方的意见，或是把主动权交给对方，与对方互动来作为结尾，比如?

“Please

let me know if this works for you.”

“Please

feel free to ask if you have any questions/concerns.”

“I’m

looking forward to hearing from you.’”

关于落款，如果是用在正式场合的落款，可以是Yours sincerely，或者Very truly再加你的名字。非正式场合的话，可以用Best regards， Warm regards， Best, Cheers都可以。需要注意的是，首字母大写且从开头称呼到结尾落款全部都是左对齐，用空行来表示段落，这些和中文邮件稍微有些不一样。

常用场景举例

以下是针对不同场景的常用邮件模板。

1,在申请海外硕士课程时，部分院校会要求以“网推”形式提交学术推荐信。那么如果学生目前在海外读本科，也会涉及到联系教授确认是否愿意为自己做推荐，在具体的申请过程中还需要继续与教授保持沟通，确认提交推荐信的时间，提交推荐信的状态，这些事宜都需要通过邮件进行沟通。同时提醒大家，在申请季开始前就能确定推荐人，尽早与教授联系。

2,如果教授给你写了推荐信，写封感谢信给对方。

3,如果没有得到回复，正确的提醒。尽量说得简短，因为你上封邮件已经涵盖了所有细节，不需要再复述一遍。如果你很着急的话，也可以在follow-up邮件里跟教授预约一个meeting，当面谈你的问题。

4, 如何向教授咨询作业要求和格式？

5,如何请求和导师当面谈话?

6,如何在考试后正确要分?

如果单纯要分，则可以解释下自己要分的原因：

如果是教授给分不合理或者计分错误，则可以用：

7,如何合理有效地请假？

邮件写好时，注意从头到尾检查一遍你的邮件有没有任何拼写或语法错误，带有附件的检查一下确保附件正确。这些步骤在正式的场合尤其重要！毕竟在这种场合里，邮件能一定程度地代表一个人在别人眼里的第一印象！希望本文能帮助到您，在未来可以轻松搞定英文邮件!